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Crédit photos :Sébastien Kessels, Mediamax

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Conditions relatives à la protection des données personnelles

Mediamax et le client sont parties à un ou plusieurs contrat(s) impliquant le traitement par Mediamax de données à caractère personnel pour le compte du client.

Les parties souhaitent s'assurer que les contrats concernés comportent des conditions appropriées pour garantir que soient respectées les obligations respectives des parties en matière de protection des données découlant de la Réglementation en matière de Protection des Données, comprenant notamment le Règlement 2016/679/UE du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après « RGPD »).

1. Mediamax est autorisée à procéder au traitement des données personnelles du client dès lors que ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat qui les lie, ou au respect d’une obligation légale à laquelle est soumise Mediamax.

2. N/A

3. Le client est informé que ses données seront traitées par Mediamax (Place Albert 1er 33, Place Albert 1er 33Aubel), dont le responsable est Sébastien Kessels (Place Albert 1er 33, 4880 Aubel)

4. Ces données seront conservées par Mediamax durant le temps nécessaire à l’exécution du contrat qui le lie au client et jusqu’à l’expiration du délai de prescription de toute action qui pourrait être diligentée, par le client ou par un tiers, à l’encontre de Mediamax pour des faits en lien avec ce contrat.

5. Le client a notamment le droit :

• • De demander au responsable du traitement l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement des données à caractère personnel le concernant ;
• • De s’opposer au traitement et/ou de bénéficier de la portabilité des données à caractère personnel le concernant ;
• • D’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données.

6. Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, Mediamax met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins:

• • La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
• • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
• • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
• • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

Lors de l'évaluation du niveau de sécurité approprié, il est tenu compte en particulier des risques que présente le traitement, résultant notamment de la destruction, de la perte, de l'altération, de la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou de l'accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.

7. Mediamax prend des mesures afin de garantir que toute personne physique agissant sous son autorité, qui a accès à des données à caractère personnel, ne les traite pas, excepté sur ses instructions, à moins d'y être obligée par le droit de l'Union ou le droit d'un État membre.

8. En cas de violation de données à caractère personnel du client, Mediamax notifie la violation en question à l’Autorité de Protection des Données dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés du client. Lorsque la notification à l'autorité de contrôle n'a pas lieu dans les 72 heures, elle est accompagnée des motifs du retard.

9. Lorsque cette violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés du client, Mediamax communique la violation de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais. Une telle communication n'est cependant pas nécessaire si l'une ou l'autre des conditions suivantes est remplie:

a) Mediamax a mis en œuvre les mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées et ces mesures ont été appliquées aux données à caractère personnel affectées par ladite violation, en particulier les mesures qui rendent les données à caractère personnel incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès, telles que le chiffrement;

b) Mediamax a pris des mesures ultérieures qui garantissent que le risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées visé au paragraphe 1 n'est plus susceptible de se matérialiser;

c) elle exigerait des efforts disproportionnés. Dans ce cas, il est plutôt procédé à une communication publique ou à une mesure similaire permettant aux personnes concernées d'être informées de manière tout aussi efficace.

10. Dans l’hypothèse où Mediamax serait amené à intervenir en qualité de sous-traitant du client (ce dernier étant alors lui-même responsable du traitement des données au sens du RGPD), Mediamax devra :

(a) traiter les données à caractère personnel (y compris lors d'un transfert international des données à caractère personnel) uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les services contractuels et uniquement en conformité avec:

• (i) les conditions du présent accord;
• (ii) les instructions écrites du client; sauf disposition contraire de la loi.

Si Mediamax est tenue par la loi de traiter les données à caractère personnel autrement que conformément à ce qui est prévu dans le cadre du présent accord, elle en informera le client avant de procéder au traitement concerné (à moins que la loi n'empêche Mediamax de le faire pour des motifs importants d'intérêt public) ;

(b) mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement, notamment la protection contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, la modification, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé aux données à caractère personnel transmises, stockées ou autrement traitées dans le cadre du présent accord;

(c) prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que seul le personnel autorisé a accès aux données à caractère personnel et que toute personne autorisée à accéder aux données à caractère personnel respectera et maintiendra toute la confidentialité due en ce qui concerne les données à caractère personnel (y compris au moyen d'une obligation contractuelle de confidentialité lorsque les personnes concernées ne sont pas déjà soumises à cette obligation en vertu de la loi) ;

(d) ne pas engager de sous-traitants ultérieurs dans l'exécution des services sans le consentement écrit préalable du client, et ce à tout moment;

(e) ne pas faire ou omettre de faire quoi que ce soit qui aurait pour effet de placer le client en situation de violation de ses obligations en vertu de la Réglementation en matière de Protection des Données;

(f) avertir immédiatement le client si, de l'avis de Mediamax, toute instruction donnée à Mediamax enfreint la Réglementation en matière de Protection des Données;

(g) le cas échéant, en ce qui concerne toutes données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent accord, coopérer avec le client et l'assister pour assurer la conformité avec:

• (i) les obligations du client de répondre aux demandes de toute personne concernée cherchant à exercer ses droits en vertu du Chapitre III du RGPD, y compris en notifiant au client toute demande écrite d'accès reçue par Mediamax relative aux obligations du Client au titre de la Réglementation en matière de Protection des Données; et
• (ii) les obligations du client en vertu des Articles 32 à 36 du RGPD visant à :
• (A) assurer la sécurité du traitement;
• (B) notifier à l'autorité de contrôle compétente et à toute personne concernée, le cas échéant, toute violation des données à caractère personnel;
• (C) effectuer des analyses d'impact relatives à la protection des données (data protection impact assessments) (ci-après un « DPIA »): et
• (D) consulter l'autorité de contrôle compétente avant tout traitement lorsqu'une DPIA indique que le traitement entraînerait un risque élevé en l'absence de mesures prises par le client pour atténuer le risque.

11. Mediamax s'assurera que tout sous-traitant ultérieur qu'il engage pour fournir tous services en son nom ne le fait que sur la base d'un contrat écrit qui impose auxdits sous-traitants ultérieurs des conditions équivalentes à celles imposées à Mediamax dans les présentes conditions (« les Conditions Applicables »).

Mediamax devra veiller à l'exécution par le Sous-traitant ultérieur de ces Conditions Applicables et sera directement responsable envers le client pour:

• a) toute violation par le sous-traitant ultérieur de l'une quelconque des Conditions Applicables;
• (b) tout acte ou omission du sous-traitant ultérieur qui a pour conséquence:
• (i) de placer Mediamax en situation de violation des présentes; ou
• (ii) de placer le client ou Mediamax en situation de violation de la Réglementation en matière de Protection des Données.